A tervek szerinti gyülekező július 15-én, szerdán 17:30 órakor lesz a Magyar Kajak-Kenu Szövetség Latorca utcai épülete előtt, ott várják be a szervezők a regisztrált résztvevőket. A fáklyaosztás után 18:00 óra körül indulna el a menet Csepel felé. A csepeli részig tartó szakasz nem hivatalos része a szervezett programnak, azon mindenki a saját felelősségére vehet részt.
A Csepeli Kajak-Kenu Egyesület vízitelepén 19:00 órára van meghirdetve a hivatalos találkozó, nagy valószínűség szerint egy óriáskivetítőn Kolonics György versenyeiről készült felvételek lesznek láthatóak. Este 20:00 órakor találkozik majd a céltoronynál a nagy-Dunán érkező társaság a csepeli helyszínen várakozókkal. Kigyulladnak a fáklyák és a szervezők által kijelölt, élen haladó motoros felvezetésével egy csőhíd kerüléssel emlékeznek az elhunyt klasszisra. A csőhídtól visszafelé jövet bevárják egymást a résztvevők, akik közösen eléneklik a Himnuszt Koló tiszteletére.
Az előregisztráció névvel és hajótípussal kötelező a létszám és a fáklyaszám tervezhetősége végett. (Ezt az ipacs.endre@merkapt.hu e-mail-címen, vagy a 30-9630630-as mobiltelefonszámon lehet megtenni.) Egyes hajók csak külön elbírálás alapján csatlakozhatnak. A szövetségnél nincs lehetőség a ki- és beszállásra, ott a hajóban kell várakoznia mindenkinek. Mindenki a saját felelősségére vesz részt az evezésen, a 18 év alattiaknak a mentőmellény használata kötelező, másrészt csak edzői felügyelet és motoros kíséret mellett evezhetnek. Utóbbiakért edzőjük tartozik felelősséggel.